PEC aziendale nelle aziende e nella P.A.

La PEC è uno strumento al servizio di ogni tipo di organizzazione.

Negli ultimi anni, l’utilizzo della PEC (Posta Elettronica Certificata) ha subito un’impennata in termini di diffusione. Sia nei rapporti tra aziende private e Pubbliche Amministrazioni sia tra le stesse aziende. Come è noto, lo scambio di mail tra due caselle di PEC produce effetti dal punto di vista legale. Difatti, l’invio è paragonabile ad una raccomandata con ricevuta di ritorno.
L’utilizzo della PEC è vantaggioso per una lunga serie di motivi. In particolare per la facilità di impiego, assimilabile a quella di una convenzionale e-mail. Ciò nonostante, la PEC è caratterizzata da alcune specificità che la rendono comunque differente da un’e-mail tradizionale. Queste meritano un’attenzione diversa dal punto di vista operativo.

Come funziona?

Va detto che la PEC viene scritta avvalendosi di un applicativo web rilasciato dal gestore che fornisce il servizio. In alternativa, da un client di posta elettronica, come ad esempio Microsoft Outlook.
Il messaggio scritto può contenere anche degli allegati. Include la possibilità di essere inviato ad altri utenti per conoscenza, ma non accetta la possibilità di destinatari “silenti”.
Nel momento in cui il messaggio viene preso in carico dal fornitore del servizio, questi è tenuto a fornire una ricevuta che ne testimonia l’accettazione. Al pari di ciò che succede quando viene rilasciata una ricevuta di una raccomandata inviata dall’Ufficio Postale.
Quando poi la mail viene consegnata al destinatario, si viene avvisati da una ricevuta di consegna che, normalmente, contiene il messaggio che è stato inviato precedentemente. Il messaggio viene quindi conservato sul server del gestore per il periodo previsto.
Una PEC è dunque composta dal documento originale, da una ricevuta di accettazione e da una ricevuta di consegna.

Documentare l’invio a terzi.

Perché scegliere di inviare un messaggio tramite Posta Elettronica Certificata? Il motivo per cui si decide di inviare una mail tramite PEC e non attraverso metodi tradizionali risiede nella necessità di poter documentare legalmente l’invio a terzi, potendo nel caso fornire una data e una concreta fonte di certificazione.
A ciò si aggiunge la garanzia di integrità del contenuto: oggetto dell’invio sono sempre documenti di notevole importanza per chi li ha spediti, motivo per cui è necessaria una corretta conservazione anche in funzione del fatto che potrebbe essere richiesta una successiva esibizione in sedi legali.
La PEC viene individuata come documento originariamente informatico. La conservazione deve quindi avvenire secondo il metodo della conservazione sostitutiva, come previsto dalla legge. Questo significa che una PEC stampata non ha valore legale (a meno che non venga autorizzata tale forma conservativa da un professionista abilitato).
Gestire una PEC in modo completo implica non solo il possesso di un sistema indipendente dal gestore del servizio di posta.
E’ infatti necessario il possesso delle capacità che consentono la scrittura, la spedizione,la consultazione e la conservazione di tutti i messaggi PEC come previsto dalla Legge.