BPM – Business Process Management
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Workflow e conservazione sostitutiva: migliorare i processi aziendali.

Workflow, questo sconosciuto

Molto spesso si sente dire che un Workflow migliora i processi aziendali.  Difatti elimina il formato cartaceo per mezzo della conservazione sostitutiva e il BPM è lo strumento per avviare tali processi. Per entrare nel merito della questione bisogna anzitutto cercare di capire cosa si intende per Workflow e per conservazione sostitutiva.

Un Workflow si può descrivere come l’automazione totale o parziale di un Business Process (BP). Informazioni o compiti passano da un utente (partecipante) all’altro al fine di svolgere attività, seguendo regole procedurali ben definite.
In organizzazioni complesse, la pianificazione e la gestione di diversi BP diventano operazioni piuttosto articolate.
Inoltre il controllo dei flussi di lavoro può richiedere molto tempo, in alcuni casi almeno quanto l’esecuzione del lavoro stesso.

E’ possibile risolvere questi problemi mediante l’utilizzo di un Workflow management software (WFMS). Questo al fine di gestire attivamente il coordinamento di attività tra i partecipanti del processo. Un WFMS serve quindi a coordinare le istanze di processo di un’azienda tenendo conto dei dati e dei partecipanti associati ad ogni istanza. Il Workflow management sostiene l’organizzazione del processo di lavoro mediante l’utilizzo di software specifici.
I vantaggi di questi supporti risiedono principalmente nell’incremento dell’efficienza, in un migliore controllo del processo e nella flessibilità maggiore data dal fatto che il processo di lavoro può essere programmato in base alle esigenze.

Dematerializzazione

La conservazione sostitutiva si può definire come un’evoluzione della dematerializzazione. È, sostanzialmente, un sistema di procedure informatiche, regolamentate dettagliatamente dalle leggi italiane, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.
La Conservazione Sostitutiva è quindi uno strumento alternativo all’archiviazione cartacea dei documenti, in virtù del fatto che consente un enorme risparmio in termini di stoccaggio, costi di stampa e ricerca.

Workflow e conservazione sostitutiva, unitamente al BPM, nel loro insieme rappresentano un valido metodo per migliorare in modo significativo i processi aziendali e per controllarne la complessità.