PEC aziendale: è obbligatoria per tutti?

Obblighi di legge connessi alla PEC aziendale

La PEC aziendale è obbligatoria per tutti? È questa una domanda che si fanno in molti ultimamente. Il rapporto tra imprese e pubblica amministrazione si concretizza sempre più online. Da qui nasce il dubbio,soprattutto nelle imprese: quali sono gli obblighi imposti dalla legge in tema di PEC aziendale?

La PEC, è il caso di ricordarlo, è una particolare tipologia di posta elettronica. È dotata di un sistema di controllo e di certificazione dei dati trasmessi. Per questi motivi si discosta parecchio dalla tradizionale casella di posta elettronica che si utilizza convenzionalmente per le comunicazioni private. Molto spesso si associa alla firma digitale, importante per dare valore legale a contratti e documenti trasferiti in rete.

La PEC è diventata un obbligo per tutte le imprese. Dopo la conversione del Decreto Legge 179/2012 nella Legge 221/2012 che si affianca alle indicazioni contenute nella Legge 2/2009. Questo non significa che tutte le comunicazioni devono sottostare a questo canale informatico. Esistono obblighi diversi in funzione della tipologia del soggetto.

I casi in cui la PEC aziendale è obbligatoria

Le nuove società, in particolare, devono dotarsi di un account di posta certificata in quanto la PEC è necessaria per l’iscrizione dell’attività al registro delle imprese. Senza PEC, ovviamente la registrazione non è possibile.

Le aziende già costituite, da tempo ormai sono state invitate a segnalare al registro delle imprese una casella di posta elettronica certificata. Stesso discorso vale per le ditte individuali, le quali sono obbligate al possesso della PEC. Del resto anche le quest’utlime sono tenute all’iscrizione al registro delle imprese, che appunto implica il possesso della PEC prima di iniziare la procedura.

La PEC è obbligatoria anche per le imprese di tipo artigiano e per quelle costituite da professionisti. Per questi ultimi, però, l’obbligo vale solo nel caso in cui sono iscritti a un ordine.

Come spesso succede quando scatta un obbligo imposto dalla legge, si è scatenato un gran numero di offerte relative al mercato delle PEC. Ovviamente la validità dell’offerta dipende dalla serietà del servizio, che varia in funzione del gestore.

Alcuni gestori, infatti, hanno deciso di fornire un servizio gratuito alle aziende. Considerando però che l’account PEC è valido a tutti i fini legali e che è adeguato per assolvere l’obbligo legislativo, bisogna necessariamente diffidare da quei provider che offrono un servizio gratuito. Molto meglio affidarsi ad un servizio a pagamento che fornisce una gestione migliore della propria PEC aziendale.