Workflow aziendale: la gestione dei processi operativi

Tipologie e motore di workflow per migliorare il lavoro in azienda

Il termine Workflow, che letteralmente può essere tradotto come “flusso di lavoro”, indica l’esecuzione di modelli innovativi, la gestione informatica dei compiti e i diversi attori che contribuiscono alla realizzazione del processo lavorativo. Il Workflow rappresenta quindi la gestione elettronica dei processi lavorativi.

Un processo lavorativo si manifesta sotto forma di scambi di informazioni tra i diversi attori coinvolti: uomini, applicazioni, servizi e processi.
In breve, un Workflow riguarda aspetti come il circuito di validazione, i compiti da mettere in pratica dai diversi attori, i tempi da rispettare, le procedure di validazione. Inoltre, questo sistema garantisce, ad ogni attore, tutte le informazioni necessarie per realizzare al meglio il proprio compito.

In particolare, si conoscono due tipologie di Workflow:

il workflow procedurale, che riguarda quei processi lavorativi già noti all’azienda e che sono oggetto di procedure predeterminate. Il percorso del flusso di lavoro è quindi già conosciuto;

il workflow ad hoc, basato su una dinamica di tipo collaborativo, in quanto gli attori vengono coinvolti nelle decisioni durante il percorso. La procedura è quindi in continua evoluzione.

Il motore di workflow

Molte volte, quando si parla di flussi di lavoro, si fa rifermento all’implementazione del motore di worklflow. È questo uno strumento che consente di creare e automatizzare i processi lavorativi dell’azienda. In questo modo, anche in più istanze, è possibile definire il processo da seguire ed eseguirlo su computer.
Ciò permette all’azienda di raggiungere una visione per processi, allontanandosi da quella tradizionale caratterizzata da singole attività.
Unitamente ad una specifica formazione del personale è così possibile eseguire nuove operazioni, come:

  • definire un nuovo processo, o modificarne uno già esistente dopo un’analisi specifica;
  • definire, compilare e archiviare la modulistica elettronica;
  • avviare i processi necessari, sfruttando la possibilità del motore di coinvolgere gli attori necessari;
  • utilizzare una dashboard in modo da monitorare lo stato dei processi;
  • misurare costantemente le tempistiche collegate all’esecuzione dei processi, in modo da poterli migliorare.

L’introduzione di un motore di workflow offre un contributo importante per ridurre i tempi di adeguamento del lavoro a quanto previsto dalle procedure.
Inoltre, migliora velocemente la qualità delle procedure stesse, consentendo un risparmio in termini di tempo e di risorse economiche e un miglioramento generale della qualità del lavoro svolto.